Hoy en día una de las cosas más difíciles y casi loable, es dirigir un Proyecto. En muchas de las situaciones nos encontramos que cada parte que conforma un Proyecto, tiende a no entenderse. Si estamos hablando de Proyectos tecnológicos, casi es un “requerimiento” el no entenderse ya que encontramos en un lado a la parte de negocio o más funcional, para entendernos y en la otra, a los técnicos, los que deberían llevar a cabo el desarrollo del Proyecto para la finalidad que se ha ideado/pensado. Por lo tanto, nos surge la duda de: ¿quién se encarga de la Traducción? Por decirlo así…
Para mi, la figura del Project Manager es la del traductor, pero a la vez también realiza muchas más tareas de Alto Valor Añadido como, miro de listarlas brevemente y luego le daremos explicación a cada una de ellas:
- Enlazar los diferentes actores o partícipes del Proyecto.
- Anota todos los Requerimientos.
- Crea la Planificación, a partir del entendimiento con las partes y tras tener claros los requerimientos funcionales.
- Marca los principales Hitos del Proyecto y su calendario para afrontarlo, junto con la Planificación anterior.
- Define que Roles y Skills hacen falta para el Proyecto, en caso que no estén definido ya de entrada (muchas veces el Project Manager llega después).
- Realiza de forma periódica los seguimientos que nos darán idea del Estado del Proyecto y su % de avance.
- Y, finalmente, coordinará su puesta en marcha, evaluación final y garantizará que se realice la pertinente Documentación.
Como veis, no lo tiene nada fácil y más en como hoy en día las Organizaciones trabajan. El reto es Mayor. Entremos con mayor detalle…
Planificación, elaboraremos en Plan de Ataque. Normalmente, aunque no tiene porque, el Project Manager, es la misma persona que elabora o tiene la necesidad de tirar adelante un Proyecto. Mayormente esto pasa en pequeñas o medianas empresas. Que no tienen equipos de Project Managers esperando la llegada de Proyectos. Si fuese éste caso, el Project Manager actúa en una doble condición de creador y ejecutor del mismo, nos supone una ventaja para el proceso. Aunque tiene una doble responsabilidad: ya que el Proyecto es como su “hijo” y tendrá que liderarlo fehacientemente.
Principales Hitos y Calendario. Todo Project Manager deberá realizar una estimación de tiempos, acciones y de que recursos dispone para llevar a cabo tal Proyecto. Ya anteriormente hemos conocido el Plan, lo siguiente será definir que acciones realizar, cuales son nuestros tiempos de ejecución para cada una de las tareas, que se agruparán en pequeños Hitos y que recursos se emplearán. En esta etapa, el Project Manager es quien mira con mayor perspectiva, respecto del resto de integrantes del mismo.
Componentes del Equipo de Proyecto. Muchas veces habrás escuchado que la parte más importante de todo Proyecto, es el Equipo. Y no es baladí. Una vez arrancado el proyecto, el Project Manager se convierte, casi sin quererlo, en un gestor de equipos. A la vez debe saber motivar a las personas que tiene a su cargo, sacar lo mejor de ellas y subrayar la necesidad del trabajo en grupo para la consecución de los objetivos comunes, sin olvidar los personales, todas las personas tiene que progresar allá donde estén.
Seguimiento del Proyecto. El seguimiento del Proyecto no es solo una hoja de cálculo con bonitos colores y gráficos. Es mucho más que eso, pues de ello depende en buena medida el fracaso o el éxito del proceso en su conjunto. A la vez, no se trata de elegir cualquier herramienta o método; es cuestión de optar por la más beneficiosa. También, existen muchas metodologías que nos ayudarán a realizar ésta tarea con mayor éxito. Por ejemplo existe toda una rama de certificación, PMP, para ser un excelente gestor o Project Manager sin olvidar metodologías o framework como Lean o Agile que han venido a transformar la gestión de los mismos.
Finalmente, un Project Manager deberá ponerse la gorra de supervisor. Sobre todo en las últimas fases, tendrá que controlar que los objetivos trazados al inicio se han cumplido o si, por el contrario, es preciso implementar soluciones o proponer acciones complementarias.
